Om buitenlandse studenten beter voor te bereiden op hun studieverblijf in Nederland of België kan de ontvangende instelling via het inzetten van messenger software reeds vooraf communicatie op gang trekken. Zo kan snel internationale groepsgeest ontstaan en wordt ‘nationale ghettovorming’ vermeden.
Voorbeeld uit de praktijk
Het departement Bedrijfskunde Mercator (BMER) van Hogeschool Gent ontvangt elk jaar meer buitenlandse studenten in het kader van het Erasmus/Socrates programma. Zij komen een semester lang studeren in het Engelstalig Internationaal Curriculum. Bedoeling is uiteraard dat ze competenties verwerven in specifieke vakgebieden. De evidente meerwaarde van een Erasmusuitwisseling is daarbij de internationale context, het taalbad (in verschilllende talen, niet alleen het Engels) en de interculturele aspecten. Belangrijk daarbij is dat zo snel mogelijk een internationale groepsgeest ontstaat en dat ‘nationale ghettovorming’ wordt vermeden.
Het International Office (IO) van het departement Bedrijfskunde Mercator (BMER) heeft hier een aantal oplossingen voor bedacht. De communicatie tussen het IO en de studenten, en tussen de studenten onderling wordt op actieve wijze bevorderd door het zeer vroegtijdig inschakelen van een virtueel communicatieplatform. Op die manier kunnen de studenten met de staf van het OI en met elkaar kennismaken.
Doel
De buitenlandse studenten beter voorbereiden op hun studieverblijf door ze met het IO en met elkaar te laten kennismaken nog voor ze op de campus aankomen. De communicatie bevorderen tijdens hun studies aan de ontvangende instelling.
Wanneer te gebruiken
- als je de studenten wil laten kennismaken met het IO;
- als je de studenten met elkaar wil laten kennismaken nog voor ze in de ontvangende instelling zijn aangekomen;
- als je de toekomstige studenten wil laten kennismaken met studenten die reeds in de ontvangende instelling studeren of gestudeerd hebben;
- als je op een snelle en efficiënte manier op de vragen van de studenten wil antwoorden.
Aandachtspunten bij de voorbereiding
1. Het aanmelden bij MSN of Yahoo
Aanmelden bij MSN of Yahoo kan snel en eenvoudig gebeuren via de respectievelijke websites www.msn.com en www.yahoo.com. De gebruiker wordt stap voor stap door de procedure geleid. Een MSN of Yahoo adres hebben is meestal niet nodig. Indien het systeem uw persoonlijk adres niet aanvaardt, kan toch zo’n adres aangemaakt worden en kan men de account zo instellen dat alle mail naar uw gebruikelijke adres wordt gestuurd.
2. Het aanmaken van een groeppagina.
Het aanmaken van een groeppagina is zeer eenvoudig. Op de webpagina van de platforms wordt stap voor stap aangegeven hoe men dit aanpakt. Voor instelling XXX zou de link naar de groeppagina bij MSN er zo kunnen uitzien: http://groups.msn.com/XXXErasmus. (Voor de concrete groeppagina van Hogeschool Gent departement Bedrijfskunde Mercator: zie rubriek Achtergrond). Andere platforms zoals Yahoo bieden dezelfde mogelijkheden.
3. Het invoegen van de studenten
Van zodra de groeppagina is aangemaakt kunnen de emailadressen van de nieuwe buitenlandse studenten worden ingevoerd. Het systeem zorgt ervoor dat elke student een uitnodiging krijgt om zich in de groep in te schrijven. De beheerder van de groeppagina geeft de student toegang tot de groep. Het gaat immers om een gesloten groep, dit om te vermijden dat talloze buitenstaanders zich in de communicatie gaan mengen.
4. Het invoegen van documenten
Op de groeppagina kunnen documenten gepost worden die te groot zijn om te worden doorgemaild. Op bijvoorbeeld http://groups.msn.com/XXXErasmus zouden de studenten o.a. plannetjes met de ligging van de campus en de studentenresidenties, een lexicon in verband met aankopen en etenswaren, de info brochure de instelling etc kunnen vinden.
5. Communicatie tussen de studenten onderling
De toekomstige studenten vinden op de groeppagina elkaars emailadressen en profielen. De ervaring heeft ons geleerd dat er zeer snel een druk email en chat-verkeer ontstaat tussen de toekomstige studenten onderling. Ook met ‘huidige’ studenten wordt veel gecommuniceerd, zodat de toekomstige studenten informatie krijgen over het reilen en zeilen in de ontvangende instelling en aangestoken worden door het enthousiasme van de ‘huidige studenten’. Op die manier ontstaan er ook reeds vriendschapsbanden die verder worden bevestigd van zodra de studenten aangekomen zijn. Het geeft de toekomstige studenten het gevoel dat ze zullen terechtkomen in een groep bekenden, vrienden.
6. Communicatie met het IO
Ook de Erasmuscoordinator is bereikbaar via het communicatieplatform. De communicatie verloopt, snel, efficiënt en op een vriendschappelijke toon. De studenten kunnen ten allen tijde met hun vragen bij de coordinator terecht. Antwoorden kunnen aanleiding geven tot nieuwe vragen. Die vragen worden onmiddellijk beantwoord, zonder dat er opnieuw moet gemaild worden. Chatten lijkt op het eerste gezicht tijdsverlies en triviaal. Maar in werkelijkheid blijkt het tijdswinst op te leveren. Ook de verstandhouding tussen de student en de coordinator wordt erdoor bevorderd.
7. Aankondigingen en foto’s
De groeppagina laat ook toe activiteiten aan te kondigen en achteraf de foto’s genomen door de coordinator of door de studenten voor iedereen toegankelijk te maken.
8. In het voorgaande werd de nadruk gelegd op de voordelen van de communicatie vooraf.
Het is echter evident dat dit communicatiekanaal open blijft en actief wordt benut wanneer de studenten zijn aangekomen op de campus.
Aandachtspunten bij de uitvoering
- Platforms zoals MSN en Yahoo zijn zeer gebruiksvriendelijk en behoren tot de jongerencultuur. Dit geldt ook voor chatten. Het is een ideaal medium, omdat de drempel zeer laag is
- Het IO van de Hogeschool Gent departement BMER, heeft voor MSN gekozen omdat de meeste studenten het messenger systeem ervan kennen en een MSN profiel hebben, zodat er geen technische problemen opduiken. Maar zoals reeds vermeld, ook andere systemen bieden dezelfde mogelijkheden.
- Dergelijke platforms maken snelle, gebruiksvriendelijke en informele communicatie mogelijk tussen studenten onderling en het IO. Ook het doorsturen van informatie gaat snel, en men vermijdt bij grotere bestanden de beperkingen die voor sommige email adressen gelden.
- Valkuilen:
- Soms ontstaan er misverstanden. Studenten posten soms berichten die bij andere studenten met een andere cultuur in verkeerde aarde vallen. Het is dan de taak van de coordinator om de plooien glad te strijken en aan beide partijen uit te leggen wat de oorzaak is van het misverstand. Dergelijke voorvallen zijn een goed startpunt voor een discussie over interculturele verschillen.
- Er bestaat ook het gevaar dat de groeppagina als het ware gemonopoliseerd wordt door een beperkt aantal studenten die alle beschikbare ruimte inpalmen met hun foto’s en documenten. In dat geval moet de beheerder ingrijpen, ruimte vrijmaken voor de anderen en hen aanmoedigen om ook van de pagina gebruik te maken.
- De communicatie die voorafgaat aan de aankomst van de studenten fungeert als een belangrijke ijsbreker tussen de studenten onderling en de coordinatoren van het IO. De studenten hebben de indruk al vrienden gemaakt te hebben voor aankomst, dit geeft hen een vertrouwd gevoel.
- Het gebruik van een dergelijk platform is uiteraard niet cursus gebonden. Het gaat om interculturele communicatie waar alle vaardigheden op vlak van communicatie aan bod kunnen komen.
Achtergrondinformatie
Geert Hofstede (1997). Cultures and organizations, Software of the Mind. Dit is een studie over cultuurverschillen. Het verwijzen naar de dimensies van Hofstede kan cultuurverschillen verduidelijken.
Zie ook
Hoe spreek je snel individuele gesprekken af met veel studenten?