Conferentiebezoek is vaak duur door de reis- en verblijfkosten en het reizen kost vaak veel tijd en energie. Het kan daarom handig zijn een conferentie te organiseren met behulp van videoconferencing: zowel de spreker als de luisteraar kan daarbij thuisblijven.

Voorbeeld uit de praktijk

In 2001 zou de Megaconferentie (over het gebruik van videoconferencing in het onderwijs) gehouden worden in de eerste week van oktober, nauwelijks drie weken na ‘nine eleven’ (aanslag Twin Towers). Logischerwijs was het aantal te verwachten bezoekers in die week dramatisch laag. Om de conferentie toch door te kunnen laten gaan is besloten de conferentie volledig via videoconferencing te organiseren (het was bij deze conferentie toch al gebruikelijk om alle sessies via videoconferencing aan te bieden) zodat zowel de sprekers als de luisteraars thuis konden blijven.

Doel

Het kunnen organiseren van een conferentie middels videoconferencing.

Wanneer te gebruiken

• Bij het organiseren van een conferentie.
• Bij het organiseren van internationaal onderwijs met studenten op verschillende locaties.
• Wanneer het niet nodig (of mogelijk) is dat (alle) deelnemers lijfelijk aanwezig zijn
• Als interactie tussen spreker en luisteraars is gewenst (dit is niet mogelijk bij streaming video).

Aandachtspunten bij de voorbereiding

• De inhoud van de conferentie kan net zo worden georganiseerd als bij ‘normale’ conferenties: dus sprekers, sessies, reviews, deelname e.d.
• Begin net als bij een gewone conferentie ruim van tevoren (minimaal enkele maanden).
• Probeer voor de eigenlijke organisatie van de conferentie zoveel mogelijk zaken met betrekking tot videoconferencing eerst uit, om er zeker van te zijn dat de conferentie ook daadwerkelijk op deze manier georganiseerd kan worden.
• Zorg dat van tevoren alle Powerpoint presentaties op de conferentiesite beschikbaar zijn. Ook het programma moet van tevoren beschikbaar zijn via het web (zie figuur).

• Denk bij het samenstellen van het programma aan de tijdsverschillen met deelnemers uit andere landen. Zijn er veel deelnemers uit de VS, dan is het aan te bevelen het programma wat later op de dag te laten beginnen. Met veel deelnemers uit AziĆ« kan de conferentie beter vroeg op de dag beginnen.
• Informeer deelnemers over culturele verschillen. Zo zijn Aziaten veelal niet gewend in de camera te kijken, omdat dat in die landen als onbeleefd geldt.
• Informeer de deelnemers over de videoconferencing etiquette. Zo is goed gebruik dat luisteraars de microfoon pas open zetten als er vragen gesteld mogen worden. Ook moet elke deelnemer zodra hij is uitgesproken de microfoon uitzetten (om bijvoorbeeld hinderlijk papiergeritsel te voorkomen). Eventueel kan daarover een aparte regie worden gevoerd. Daar moet dan wel een regisseur voor worden ingehuurd.
• Zet alle tijden in GMT (Greenwich Meantime) en zet een schema op de site waarmee deelnemers snel het tijdsverschil met hun eigen locatie kunnen uitrekenen (zie bijvoorbeeld http://greenwichmeantime.com/info/timezone.htm). Een calculator om de eigen tijden uit te rekenen is natuurlijk de mooiste feature. Houd wel rekening met zomer- en wintertijden!
• Ga na of uw instelling voldoende faciliteiten heeft. Dat betekent:
• Er moet een MCU (multi conferencing unit) beschikbaar zijn. Eventueel kan dit ook via SURF (http://contact.surfnet.nl).
• Er moet een ‘boardingroom’/studio beschikbaar zijn, dat wil zeggen een kamer (of meerdere kamers) waar sprekers hun verhaal kunnen houden of waar de sprekers kunnen worden ingeleid. In zo’n kamer moet het licht bijvoorbeeld goed geregeld zijn.
• Ook op de instellingen van de sprekers moet zo’n boardingroom worden ingericht. Verwijs de sprekers hiervoor naar de audiovisuele dienst op hun instelling.
• Het gesprek moet van tevoren heel goed worden voorbereid.
• De meeste instellingen beschikken over een audiovisuele dienst die kan assisteren bij het maken van de video-opnamen en het inrichten van de ‘boardingroom’.
• Plan voor de conferentie met elke deelnemende instelling een test voor de videoconferencing. Dit kan worden uitgevoerd door technici.
• Zorg dat de videobeelden in zoveel mogelijk formaten beschikbaar wordt gesteld (streaming video). Dit is van belang voor de luisteraars die niet over videoconferencing beschikken. Op deze manier kunnen zoveel mogelijk mensen toch betrokken worden bij de conferentie.
• SURF biedt de mogelijkheden om de gewenste streaming videoformaten te leveren (contact.surfnet.nl).
• Denk bij videoformaten niet alleen aan breedband, maar ook aan mensen die met een ISDN lijn thuis naar de conferentie kijken.
• Open een chatbox om mensen die niet over een videoconferencingset beschikken om hun vragen te kunnen stellen. In dat geval moet er bij de spreker een moderator zijn die de vragen selecteert en doorspeelt aan de spreker. Eventueel kan dit ook via e-mail of telefoon.
• Voor de echte low-technic deelnemers is eventueel een telefoonverbinding een adequaat alternatief. De deelnemer haalt dan zelf de powerpointpresentatie van het web en volgt de verbale presentatie via de telefoon.
• Sla de streaming video ook op, zodat mensen die de conferentie niet ‘live’ hebben kunnen volgen later alsnog de sessie kunnen volgen. Dit is vooral van belang bij grote tijdsverschillen.
• Spreek met collega’s af om gezamenlijk te kijken en schakel telefoonlijnen door naar een secretariaat of iets dergelijks om te voorkomen dat u gestoord wordt.

Aandachtspunten bij de uitvoering

Randvoorwaarden

• Er zijn velerlei andere randvoorwaarden die door technici moeten worden opgelost. Veel informatie daarover is te verkrijgen via contact.surfnet.nl en www.vide.net. Deze technische randvoorwaarden kunnen heel veel tijd kosten. Begin daarom ruim op tijd met de voorbereiding van de conferentie (minimaal enige maanden).
• Alle sprekers moeten een hardware matige videoconferencing oplossing hebben.