Studenten die stage lopen of afstuderen in het buitenland worden vaak begeleid door begeleiders uit verschillende landen. Het is van belang dat de begeleiders onderling afstemmen wat zij van de student verwachten.

Voorbeeld uit de praktijk

Een studente van de TU Delft voert haar afstudeeropdracht uit in Vietnam. Zij heeft te maken met begeleiders van verschillende secties van de faculteit Techniek, Bestuur en Management en daarnaast met begeleiders in Vietnam. Om ervoor te zorgen dat de begeleiders de student op een eenduidige manier begeleiden, elkaars commentaar kunnen lezen, onderling op de hoogte zijn van afspraken en toegang hebben tot alle benodigde informatie is een Blackboard community ingericht. Bovendien kunnen de studente en de moderatoren interacteren via e-mail of in het discussieboard. Het discussieboard wordt in dit geval ‘misbruikt’ voor het plaatsen van documenten, aangezien de file exchange optie documenten niet kan structureren. Daarvoor zijn in het discussieboard verschillende kopjes aangemaakt om de informatie op een gestructureerde manier weer te geven: onderzoeksvoorstel, voortgangsrapportages, commentaren van moderatoren, question&answers, data, planning, literatuur en beoordeling.

Doel

De docent kan in samenwerking met andere begeleiders van verschillende instellingen een student op afstand begeleiden door gebruik te maken van de DLO.

Wanneer te gebruiken

• Als je samen met andere begeleiders een student op afstand begeleidt.
• Als je een student voldoende begeleiding wilt geven, ook al is face to face contact niet mogelijk. (veel suggesties uit dit IDEE zijn ook bruikbaar voor docenten die de enige begeleider zijn).

Aandachtspunten bij de voorbereiding

• Maak één moderator uit het begeleidingsteam van de student verantwoordelijk voor de opzet en het beheer van de online community (bijvoorbeeld de eerste begeleider van de
  ‘thuis universiteit’ van de student).
• Maak een course (of een community) aan voor het begeleiden van deze student of een groep studenten.
• Zorg dat alle begeleiders en de student toegang krijgen tot de course. Buitenlandse begeleiders moeten een eigen gast-account krijgen (Let op: de licenties van de DLO staan slechts een beperkte uitbreiding met gasten toe. Overleg met de licentiebeheerder).

Tips

• Soms is het verstandig om ook een paar mede-studenten toegang te geven tot de community, zij kunnen de student peer-feedback geven of kunnen samen met de student brainstormen over het onderzoek (in overleg met de student).
• Verstuur een mail (via de digitale leeromgeving) naar alle betrokkenen, waarin je uitlegt wat de bedoeling is van de community. Welke informatie hoort er wel en niet in? Hoe vaak wordt iedereen geacht in te loggen?
• Als je wilt dat alle begeleiders zich betrokken voelen in de community is het verstandig om een eerste discussiethread aan te maken met de vraag welke onderdelen iedereen graag zou willen zien in de community.
• Bij internationale samenwerking moet een gemeenschappelijke taal gekozen worden. Als documenten alleen in het Nederlands bestaan schrijf er dan achter: (in Dutch).
• Richt de community in (na overleg met ander moderatoren).
• Vind uit hoe je in de digitale leeromgeving informatie het beste gestructureerd kunt weergeven. In Blackboard kan bv. de file exchange informatie niet structureren. In dat geval is het verstandig om het discussieboard te gebruiken voor file exchange (zie voorbeeld uit de praktijk).
• Bedenk (gezamelijk) welke ‘thema’s’ onderscheiden worden (als het discussieboard misbruikt wordt om documenten op een gestructureerde manier te plaatsen en tevens als interactiemiddel tussen student en docenten wordt gebruikt . Denk bijvoorbeeld aan de volgende kopjes (zie voorbeeld uit de praktijk):
• Onderzoeksvoorstel (zorgen dat steeds de nieuwste versie er staat)
• Voortgangsrapportages (je kunt bv. afspraken maken over hoe vaak de student een voortgangsrapportage oplevert)
• Planning (overzichtsschema’s van verschillende moderatoren, of een gezamenlijk schema, waarin acties en deadlines worden weergegeven). Vraag de student om regelmatig aan te vinken welke acties verricht zijn.
• Feedback van moderatoren (onder deze thread kunnen de verschillende moderatoren commentaar geven op de opgeleverde stukken van de student. Deze thread kan ook weer in sub-threads worden ingedeeld, bijvoorbeeld in beoordelingsgebieden (taalgebruik, methodiek, vakinhoud, literatuurbegrip, etc. of iedere moderator krijgt een sub-thread).
• Zorg dat moderatoren vooraf zijn ingelicht over het feit dat de feedback die zij geven ook door andere collega’s gelezen kan worden. Sommige docenten hebben hier moeite mee.
• question&answers (ruimte om onderling korte vragen aan elkaar te stellen, waarop je slechts een kort antwoord nodig hebt.)
• data (data die de student verzamelt uit interviews, enquetes, observaties, professionele dagboek verslagen, etc.)
• literatuur (relevante links, literatuurverwijzingen die de student gebruikt heeft)
• beoordeling (Op welke beoordelingscriteria wordt de student afgerekend. Zorg dat de verschillende moderatoren hierover een eenduidig en voor de student haalbaar beeld hebben).
• Maak afspraken over hoe de verschillende moderatoren de student begeleiden. Het niveau dat van studenten verwacht wordt verschilt vaak per instelling. Stel dus goede beoordelingscriteria op.
• Informeer bij de
  ‘international office’ van de eigen instelling of zij informatie hebben over het niveau van de instelling
• Maak afspraken over welke vormen van contact wanneer en tussen wie zullen plaatsvinden, bv. telefonisch, videoconferencing of chat contact?

Aandachtspunten bij de uitvoering

• Het opzetten van een dergelijke community lijkt veel werk, maar is in de praktijk vrij makkelijk te realiseren. Bovendien is het goed om te bedenken dat je normaal begeleidingstijd zou besteden aan face to face contact met de student. Deze tijd kun je nu in de online begeleiding steken.
• Controleer of de verschillende begeleiders en de student regelmatig inloggen in de community en voldoende bijdragen leveren.

Tips

• Als de student te maken heeft met hele trage verbindingen is het verstandig om berichten zowel in de community te plaatsen als in de mail naar de student te sturen. Soms duurt het lang voor de student om in een digitale leeromgeving in loggen. Zorg wel dat de student toch nog regelmatig inlogt. Je kan ook aanbieden om documenten voor de student in de community te plaatsen, als dat de student veel download-tijd bespaart.
• Als je meerdere studenten begeleidt, of als de sectie waar je werkt meerdere studenten begeleid, is het verstandig om één community in te richten, waarin verschillende groepen worden onderscheiden. Dit is handiger dan in alle verschillende communities apart te moeten zoeken. Daarnaast hoef je algemeen geldende informatie, bv. over stafleden, over de sectie, beoordelingscriteria, maar een keer in de community te plaatsen. Geef begeleiders en studenten alleen toegang tot de groep waarin ze betrokken zijn. Dat kan er als volgt uitzien:

Zie ook

• Hoe begeleid je een student op afstand?
• Hoe kun je mentoren digitaal begeleiden?