Door de toename van internationalisering, internationale stages, deeltijdonderwijs e.d. komt het steeds vaker voor dat een student op afstand moet worden begeleid. ICT is daarbij een handig hulpmiddel.

Voorbeeld uit de praktijk

Op de universiteit Twente heeft een docent een student begeleid die stage liep in Leeuwarden met behulp van e-mail en videoconferencing. De gesprekken met videoconferencing werden voorbereid per e-mail. Daardoor waren de videoconferencinggesprekken erg effectief en zakelijk. De persoonlijke beslommeringen kwamen wel in de e-mail aan de orde. Daarnaast waren er zo nu en dan face to face bijeenkomsten. Deze waren informeler van aard.
Men vond het nodig evenveel face to face ontmoetingen te hebben als videoconferencing ontmoetingen, omdat de studenten het informele contact nodig hadden voor persoonlijke ondersteuning. De gesprekken in de videoconferencing verliepen met name goed omdat er duidelijke afspraken waren gemaakt wat daarin wel en niet aan de orde moest komen, bijvoorbeeld afspraken over de maximale lengte van het gesprek (ook noodzakelijk wegens de snel oplopende kosten), afspraken over het doel van het gesprek en een gespreksleider (de studenten) die dat strak in de hand houdt. Bij de face to face gesprekken was de docent juist gespreksleider.

Doel

Een student één op één op afstand kunnen begeleiden bij een stage of afstudeeropdracht.

Wanneer te gebruiken

• Als de student een grote opdracht uit moet voeren (afstudeeropdracht, stageopdracht, onderzoeksopdracht).
• Als de student niet regelmatig op het instituut kan komen (bijvoorbeeld omdat de stage in het buitenland wordt uitgevoerd).
• Als de docent niet regelmatig op het instituut kan komen.

Aandachtspunten bij de voorbereiding

1. Maak afspraken met de student voorafgaand aan de opdracht (face to face).
2. Maak een keuze uit de beschikbare middelen, waarbij niet altijd alle mogelijkheden te realiseren zijn:
   • e-mail: met name handig als het gaat om niet synchrone communicatie (bijvoorbeeld door een groot tijdsverschil), bij begeleiding waarbij het nadenken over de vraag of het antwoord enige tijd vergt of bij het inleveren en becommentariëren van producten. Dat laatste kan soms ook via een dlo.
   • chat met bijvoorbeeld msn, yahoo messanger, icq of via de dlo: leent zich goed voor een vlot ‘gesprek’ over de gang van zaken: korte vraag- en antwoordmogelijkheden waar niet te lang over hoeft te worden nagedacht. Kan zowel 1 op 1 als met een groep.
   • videoconferencing: bij begeleiding waarop iets op afstand getoond moet worden of bij begeleiding van een student met bijvoorbeeld heimwee waarbij het zien van een ‘bekend gezicht’ behulpzaam kan zijn (hoeft niet altijd tweerichtingsverkeer te zijn, in dit geval is het belangrijker voor de student om het bekende gezicht te zien dan dat de docent ook de student moet kunnen zien). Het ‘zien’ van elkaar helpt ook beter elkaar te begrijpen.
   • telefoon:als videoconferencing niet lukt, maar je mist persoonlijk direct contact, is de telefoon een goed alternatief, omdat stem meer intonatie (en daardoor steun en motivatie) kan bieden dan tekst op een beeldscherm via een chat.
   • face to face: van belang om het persoonlijk contact te realiseren. Is met name in het begin belangrijk. Als student en docent elkaar kennen, kan communicatie ook via bovenstaande kanalen verlopen.
3. Maak met de student een begeleidingsschema waar in staat wanneer welke communicatievorm wordt gebruikt en wat de doelen zijn van die communicatie (zie ook bijlage). Doelen kunnen zijn:
   • Inleveren en bespreken van (deel)opdrachten en verslagen.
   • Voortgangbespreking
   • Persoonlijk gesprek, motiveren e.d.

Tips

• Als de student in het buitenland zit, maak dan voor synchrone communicaties afspraken in GMT (zie http://greenwichmeantime.com/info/timezone.htm). Wie in het buitenland zit is zich er bijvoorbeeld niet altijd van bewust wanneer de overgang is van zomertijd naar wintertijd.
• Stel voorafgaand aan een videoconferencingsgesprek of een chatsessie per e-mail een agenda op waarin ook de doelen van het gesprek tot uiting komen. Dat maakt het gesprek veel effectiever.
• Videoconferencing zal vaak niet mogelijk zijn door gebrek aan apparatuur. Een alternatief kan zijn om msn met een webcam te doen. De kwaliteit van het beeld is dan slecht, maar voor een student kan het erg prettig zijn om eens een vertrouwd gezicht te zien.
• Als er meerdere studenten tegelijk in het buitenland zijn kan het nuttig zijn een discussiegroep te openen in een elektronische leeromgeving waar studenten elkaar tips kunnen geven, een klaagmuurtje geopend kan worden enz. Ook kan er (mits dat past binnen de tijdzones) regelmatig een chatuurtje worden afgesproken.

Aandachtspunten bij de uitvoering

Evalueer regelmatig de combinatie van communicatievormen: wellicht is meer face to face communicatie nodig, of moet de student worden gemaand minder e-mails te sturen of e-mails van betere kwaliteit.

Randvoorwaarden

• Een alternatief voor videoconferencing is een webcam en netmeeting. In dat geval zal echter de kwaliteit van het geluid vaak slecht zijn of veel vertraging opleveren. Een veelgebruikte combinatie is daarom gebruik van een webcam naast een telefoongesprek.
• Voor videoconferencing is een videoconferencingsset nodig.
• De student en docent moeten beschikken over een computer met internetaansluiting.

Zie ook

Hoe organiseer je een conferentie via videoconferencing?
Hoe kun je een chatsessie efficiënt en effectief laten verlopen?
Hoe organiseer je online discussies met weinig studenten?
Hoe voorkom je een E-mail bombardement?
Hoe organiseer je een online spreekuur via chat?